Διοίκηση αλλαγών (Change Management) στο δημόσιο τομέα. - Πρωτογενείς έρευνα σχετικά με τη μετακίνηση γραφειακών εγκαταστάσεων σε νέο ενιαίο κτήριο. Μελέτη περίπτωσης του Υπουργείου Άμυνας Κυπριακής Δημοκρατίας
Επιτομή
Οι αλλαγές είναι μέρος της καθημερινότητας των ανθρώπων αλλά και των οργανισμών οι οποίοι σήμερα είναι υποχρεωμένοι να κατανοήσουν έγκαιρα το νέο περιβάλλον. Η επιτυχής εφαρμογή των αλλαγών προϋποθέτει την ανάπτυξη κατάλληλης κουλτούρας και επιτυγχάνεται κυρίως μέσω αποτελεσματικού σχεδιασμού.
Μεταξύ των θεωριών διαχείρισης αλλαγών, το μοντέλο Lippitt (1958) επέκτεινε τη θεωρία αλλαγής τριών σταδίων του Lewin (1946) σε θεωρία αλλαγής επτά σταδίων. Η θεωρία αναφέρεται στην προγραμματισμένη αλλαγή και έδωσε έμφαση στον φορέα (μέσο) της αλλαγής. Επίσης, το βιβλίο του Kotter (2012), Leading Change, προσφέρει πρακτικές εισηγήσεις (ομάδες εργασίας) για την πραγματοποίηση ουσιαστικών αλλαγών σε επαγγελματικούς οργανισμούς.
Η διαχείριση της αλλαγής είναι ένα σύνολο δράσεων που, ουσιαστικά, είναι τα μέσα για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της αλλαγής. Οι επιτυχής αλλαγές περιλαμβάνουν την κατανόηση των αιτιών και κινήτρων για την αλλαγή, το σχεδιασμό της υλοποίησης της αλλαγής, την άρση των εμποδίων και τη σταθεροποίηση της νέας τάξης πραγμάτων.
Σκοπός της παρούσας έρευνας είναι να εξετάσει το βαθμό στον οποίο οι θεωρίες διαχείρισης αλλαγών εφαρμόζονται επιτυχώς στην πράξη, εστιάζοντας στις προγραμματισμένες αλλαγές. Επιπλέον, εξετάζονται οι παράγοντες που αντιστέκονται ή/και υποβοηθούν στην αλλαγή, μελετάται ο βαθμός ενημέρωσης και συμμετοχής των εργαζομένων στην αλλαγή και τέλος ερευνάται η ικανοποίηση του προσωπικού από την εργασία του μετά την αλλαγή.
Η εξυπηρέτηση των σκοπών της έρευνας αυτής γίνεται με τη χρήση ερωτηματολογίου για τη συλλογή των δεδομένων. Το ερωτηματολόγιο είναι αυτοσχέδιο και περιέχει κλειστού τύπου ερωτήσεις. Οι συμμετέχοντες καλούνται να απαντήσουν στις ερωτήσεις έχοντας υπόψη τη θεμελιώδη αλλαγή που βίωσαν κατά τη μετακίνηση των γραφειακών εγκαταστάσεων του Υπουργείου Άμυνας από τα παλαιά και διάσπαρτα κτήρια, σε ένα ενιαίο κτήριο. Οι απαντήσεις δίνονται στη πέντε σημείων κλίμακα Likert. Η πρωτοτυπία της μελέτης αυτής επικεντρώνεται σε δύο σκέλη, στην αξιολόγηση των διαδικασιών προγραμματισμένων αλλαγών στο δημόσιο τομέα και στο παράγοντα «χρόνος» όπου σημαντικές μεταβλητές αναλύονται και συγκρίνονται, όπως η πληροφόρηση, επικοινωνία, συμμετοχή και ικανοποίηση από την εργασία, πριν, κατά και μετά την αλλαγή.
Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι οι θεωρίες διαχείρισης αλλαγών εφαρμόζονται επιτυχώς όταν εμφανίζονται στην πράξη οι παράγοντες επιτυχίας που αυτές πραγματεύονται. Η προγραμματισμένη αλλαγή έχει ψηλό βαθμό επιτυχίας όταν βασίζεται, (α) στην καταρχήν υιοθέτηση της από τους εργαζόμενους του οργανισμού, (β) στην αξιολόγηση, μελέτη, σχεδιασμό και καθορισμό προγράμματος με όλες τις λεπτομέρειες για τις επερχόμενες αλλαγές και (γ) στη σταθεροποίηση της αλλαγής στο σύστημα. Ο ρόλος της επικοινωνίας είναι εξαιρετικά σημαντικός καθ΄ όλη τη διάρκεια της αλλαγής, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης μιας εποικοδομητικής συζήτηση μεταξύ των φορέων της αλλαγής και των εργαζόμενων. Η συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία της αλλαγής, συνοδευόμενη από ικανοποιητικό επίπεδο πληροφόρησης, έδειξε ότι μειώνει την αντίσταση στην αλλαγή.
Σύμφωνα με τα ευρήματα, οι εισηγήσεις περιλαμβάνουν (α) εφαρμογή των θεωριών για την διαχείριση προγραμματισμένων αλλαγών, (β) ανάπτυξη μιας κουλτούρας προσαρμοσμένης στο τρέχον μεταβαλλόμενο περιβάλλον, (γ) ενημέρωση των εργαζομένων για το τι συμβαίνει, τι θα συμβεί στον οργανισμό τους και για το πώς μπορεί αυτοί να επηρεαστούν, (δ) συμμετοχή υπαλλήλων στη διαδικασία υλοποίησης της αλλαγής, (ε) αξιολόγηση και εκτίμηση των παραγόντων που επηρεάζουν την ικανοποίηση από την εργασία και εγκαθίδρυση μιας ανοιχτής γραμμής επικοινωνίας με τους εργαζόμενους και (ζ) επανεξέταση και αξιολόγηση πιο πάνω αναφερόμενων ενεργειών με σκοπό τη διατήρηση της σταθερότητας.