Διαχείριση δημόσιων Εγγράφων / Αρχείων στην Κύπρο και πρόσβαση των πολιτών στις πληροφορίες, έγγραφα και άλλο υλικό που φυλάσσεται από το κράτος

Ο εκσυγχρονισμός της κυπριακής δημόσιας διοίκησης και η διαφάνεια της κρατικής δράσης αποτελούν ζητούμενα για το κυπριακό κράτος, ιδιαίτερα, τα τελευταία χρόνια. Στη σημερινή εποχή η πληροφορία, ένα διαχρονικά πολύτιμο αγαθό, απέκτησε νέες διαστάσεις λόγω της εισόδου σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών. Η επικράτηση δε της «ανοιχτής κοινωνίας» και η αυξανόμενη σημασία που δίδει στην πληροφορία σηματοδότησε την αλλαγή των παραδοσιακών μορφών της ανθρώπινης δραστηριότητας σε όλες τις εκφάνσεις, συμπεριλαμβανομένης της επικοινωνίας με τη δημόσια διοίκηση και την παροχή υπηρεσιών εκ μέρους της δημόσιας διοίκησης.

Προκειμένου, δε, να επιτελέσει το ρόλο του στην Κύπρο του 21ου αιώνα και να ανταποκριθεί στις αναβαθμισμένες συνθήκες λειτουργίας του δημοσίου σε ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο, ο δημόσιος τομέας έχει την ανάγκη ενσωμάτωσης νέων όρων λειτουργίας, σύγχρονων μεθόδων παροχής υπηρεσιών, καθώς και σύγχρονων τεχνολογικών εργαλείων. Σε αυτό το πλαίσιο η «σιωπή» που παλαιότερα, ενδεχομένως και λόγω του νεαρού του νεοσύστατου κράτους, επικρατούσε για χάρη του δημόσιου συμφέροντος και της διασφάλισης της κρατικής ασφάλειας, σταδιακά, παραδίδει τη θέση της στη δημοσιότητα. Οι εφαρμογές, δε, της νέας τεχνολογίας τίθενται πλέον στην υπηρεσία του πολιτών που απαιτούν διαφάνεια και συμμετοχή στη διοικητική δράση και εκεί και όπου απαιτείται, άσκηση ορθολογικής κριτικής.

Ένας βασικός τομέας της λειτουργίας της δημόσιας διοίκησης που απαιτεί εκσυγχρονισμό είναι και η διαχείριση των εγγράφων και αρχείων, έντυπων και ηλεκτρονικών, που έχει στην κατοχή της. Η θεσμική καθιέρωση ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης τους, που να καλύπτει και διαδικασίες πρόσβασης του πολίτη, καθ’ην στιγμή αυτά είναι ενεργά, θα καλύψει ένα μεγάλο κενό «σύγχρονης διοίκησης». Συγκεκριμένα θα συμβάλει, αφενός, στην αύξηση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας της διοίκησης και, αφετέρου, στη διαφάνεια και την προστασία των δικαιωμάτων του πολίτη και, κατ’ επέκταση, στην καταπολέμηση της διαφθοράς και στην ανάπτυξη σχέσης εμπιστοσύνης πολίτη-κράτους. Το δικαίωμα της πρόσβασης στα δημόσια έγγραφα, συνίσταται, αφενός, στη δυνατότητα να αναγνωρίζεται από την έννομη τάξη στον κάθε πολίτη να λαμβάνει γνώση, ύστερα από αίτησή του, του περιεχομένου των δημοσίων εγγράφων και, αφετέρου, στην υποχρέωση της διοίκησης να προστατεύσει αποτελεσματικά το δικαίωμα αυτό, χωρίς, ωστόσο, η άσκησή του να αντιβαίνει, αντίθετα, να σέβεται το δικαίωμα προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Τα δύο δικαιώματα δεν θα πρέπει να συγκρούονται, αλλά ούτε και να υποχωρεί το ένα έναντι του άλλου. Μια προσεκτική εξέταση αποδεικνύει ότι τα δύο, σε μεγάλο βαθμό, ταυτίζονται, ενώ και τα δύο προκύπτουν από το συνταγματικό δικαίωμα της πληροφόρησης.